Das Potential der G Suite scheint für Unternehmen jeder Größe schier unendlich zu sein. Die reibungslose Art, mit der die kollaborativen Tools die Produktivitätssteigerung von Abteilungen unterstützt, begeistern international. Nicht grundlos ist G Suite heute ein ernstzunehmender Konkurrent der klassischen Office-Produkte.
Was passiert jedoch im Falle eines Ausfalls von Mitarbeitern? - Wenn jemand unerwartet einen Karrierewechsel anstrebt. Während die G Suite Konsole viele einfache Lösungen für Administratoren parat hat, ist sie nicht für jede Situation gewappnet und Eure Administratoren dadurch auch nicht.
Hier kommt Advanced Admin ins Spiel, das ultimative Administrationstool, das als Add-On für Eure G Suite fungiert. Advanced Admin wurde von CLOUDPILOTS programmiert und ist gedacht, um Lösungen für oben genannte Situationen anzubieten.
Es folgen fünf Szenarien, in denen Advanced Admin dafür sorgt, dass sonst umständliche Aufgaben in der G Suite Konsole, einfach und rasch erledigt werden. Diese Szenarien basieren alle auf tatsächlichen Geschehnissen.
1
Mitarbeiter verlässt Unternehmen ohne Vorwarnung
Mitarbeiter haben natürlich eine gesetzliche Kündigungsfrist, die vertraglich festgehalten wurde, wodurch er nicht von einem Tag auf den anderen verschwinden kann. Ist der Mitarbeiter dem Arbeitgeber nicht wohl gesinnt, so kann es allerdings passieren, dass dieser die einmonatige Kündigungsfrist mit seinem Resturlaub und Überstunden überbrückt. An einem Tag reicht er die Kündigung ein und am nächsten Tag ist er verschwunden.
Wenn es ganz blöd läuft verliert man nicht nur einen guten Mitarbeiter, sondern auch eine wichtige Kommunikationsschnittstelle oder einen wichtigen Kundenkontakt, weil der Zugang zum verlassenen E-Mail-Ordner nicht ganz so einfach ist. Mit Mail-Migration von Advanced Admin können Administratoren in dieser Situation schnell eingreifen. Mit diesem Tool haben sie die Möglichkeit einzelne E-Mails oder ganze Postfächer von einem Account zum anderen zu migrieren. Dafür sind lediglich ein paar Klicks notwendig und schon steht die aktive Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern wieder aufrecht.
2
Einheitliche Signatur
Der professionelle Auftritt von Unternehmen ist das A und O erfolgreicher Unternehmen. Freilich unterscheiden sie sich noch in der Persönlichkeit, wie strikt sie sind oder wie jung und dynamisch sie sich präsentieren. Allerdings haben allesamt ein einheitliches Auftreten und geben sich ähnlich kommunikativ.
Normalerweise ist die E-Mail die erste Wahl in der allgemeinen Kommunikation mit externen Stakeholdern. Klarerweise sollte man hier also für ein einheitliches Auftreten sorgen. Vielleicht kann man sogar bei Kunden unterbewusst bereits Produkte platzieren. Das geht natürlich mit einer unbezahlten Werbeform am Ende jeder E-Mail - der Signatur! Mit Advanced Admin kann man unternehmensweit so oft man möchte Signaturen austauschen und passende Nachrichten platzieren, wie das Erscheinen eines neuen Produkts.
3
Der unachtsame Urlauber
In diesem Abschnitt unseres Exposés präsentieren wir Euch den “unachtsamen Urlauber”. Dieser bewegt sich während des Urlaubs nicht ungewöhnlich, auch in der Arbeit verhält er sich wie jeder andere Mitarbeiter. Man würde ihn gar nicht bemerken, wenn man ihm nicht - während er genüsslich einen Daiquiri am Strand schlürft - eine E-Mail zusenden würde und keine Out-of-Office-Notiz als Antwort zurückerhält.
Hand aufs Herz, wir haben alle schon einmal auf die Einstellung einer Out-of-Office-Notiz vergessen. Das passiert natürlich, wenn man sich schon sehr auf einen All-Inclusive Urlaub auf den Bahamas freut. Leider ist das Vergessen trotzdem ärgerlich, vor allem für Kunden, die möglicherweise mehrere Wochen auf eine Antwort warten, ohne zu wissen, dass der Kollege nicht anwesend ist. Um solche Szenarien zu umgehen, kann ein Administrator in Advanced Admin einsteigen und schnell die Notiz für den unachtsamen Urlauber einstellen.
4
Fort Knox
Datensicherheit erwartet sich jeder Kunde von der beauftragten Firma. Die DSGVO muss eingehalten werden und es sollen keine Daten unerwünscht an Dritte weitergegeben werden. Nicht nur weil der Anstand es verlangt, sondern weil das Gesetz es vorschreibt. Bei der Gruppeneinstellung kann es Neueinsteigern passieren, dass sie den einen oder anderen Fehler machen. Wenn es ganz blöd läuft, macht dieser Neueinsteiger die Gruppe für externe zugänglich.
In Advanced Admin lassen sich Gruppen per Default-Einstellung direkt von einem Administrator erstellen. Einzelne User können dadurch nicht mehr versehentlich falsche Gruppeneinstellungen setzen, da die Verwaltung über das zentrale Kontrollsystem von Administratoren geschieht. Ein digitales Fort Knox wird geschaffen.
5
Temporäre Mailbox-Übernahme
Der unachtsame Urlauber ist zurück - dieses Mal sollte er aber nicht nur eine Out-of-Office-Notiz einstellen, sondern auch dafür sorgen wichtige Kommunikationswege weiterzuleiten. Das hat der Kollege natürlich nicht gemacht und man kann ihn auf den Bahamas nicht erreichen, weil sein Internetzugang dort stark beschränkt ist.
Um wichtige Kommunikationsstränge nicht zu unterbrechen, kann man während einer Überbrückungszeit eine Mailbox-Delegation einstellen. Anstatt, dass der Kunde, der Kollege oder Interessenvertreter zwei Wochen auf eine wichtige Antwort warten muss, kann ein gleichgestellter Kollege sich der E-Mail annehmen und beispielsweise einen wichtigen Vertrag unterschrieben zurücksenden.
Advanced Admin bietet simple und praktikable Lösungen, für sonst komplexe Aufgaben in der G Suite Konsole an. Kunden der CLOUDPILOTS erhalten Advanced Admin 14 Tage lang kostenlos, um sich selbst von den Vorteilen zu überzeugen.