Der erfolgreiche Abschluss von Projekten steht in direkter Korrelation mit bestehender Kollaboration, zwischen Auftragnehmer und -geber. Das Team in Gleichschritt mit dem Kunden zu bringen, ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts.
Kollaboration mit Stakeholdern
Unterschiedliche Tools beeinflussen die Beziehung zu Stakeholdern
Wer auf andere Leute wirken will, der muss erst einmal in ihrer Sprache mit ihnen reden.
Kurt Tucholsky
Wichtig ist, dass Kunden von euren Vorschlägen und Projekten überzeugt sind. Je besser man innerhalb von Abteilungen miteinander kollaboriert und diskutiert, desto eher trägt man diese Gesprächskultur nach außen und Klienten merken, dass die Abteilung auf einer Wellenlänge ist. Im Endeffekt führt das dazu, dass Kunden ins Boot gezogen werden. Dem Fischerjungen zuzurufen, dass er mehr Fische fangen soll, wenn er nicht mehr als seine Hände hat, scheint wenig zielführend. Man muss ihm eine Angel oder ein Netz in die Hand drücken und erst dann kann darum gebeten werden mehr zu fangen.
Ähnlich ist es bei der Kollaboration von Kollegen. Wenn die richtigen Tools in einem Unternehmen nicht vorhanden sind, kann nicht erwartet werden, dass Kollaboration und Kommunikation hochgelebt werden.
Cloud-basierte Task Management Tools bieten sich hierfür wunderbar an. Unterstützt man die Nutzung von Tools wie MeisterTask im eigenen Unternehmen, erhält man das richtige Werkzeug um Teamwork zu fördern, interne und externe Kommunikation zu intensivieren und ultimativ Kunden den Wert, den man als Unternehmen besitzt, zu übermitteln.
Produktivitätssteigerung durch intuitives Design
Jeder musste schon einmal eine Software verwenden, die weder intuitiv noch praktisch war. Das nur weil sich einer der Vorstände dachte, man könne hier Geld sparen. Mitarbeiter erwarten sich aber Software, die eine reibungslose Erfahrung garantiert. Wenn Tools einfach nutzbar und halbwegs intuitiv sind, kann die Einschulung eingespart werden und die Mitarbeiter können sich gleich auf die Arbeit stürzen.
Die intuitive Nutzbarkeit einer Applikation geht oft Hand in Hand mit einer visuell ansprechenden User Experience. Studien haben gezeigt, dass Informationen, die visuell eingespeichert werden, länger im Gedächtnis bleiben als geschriebene oder gesprochene Informationen. Dass Kollaborationstools visuell ansprechend sind, um die Produktivität zu fördern, macht also durchaus Sinn.
Tools wie MeisterTask sind generell praktisch in der Nutzung, indem sie Arbeitsschritte vereinfachen. Je einfacher ein Tool in der Nutzung ist, desto schneller erhalten Mitarbeiter und Klienten die Übersicht über das Projekt. Dieses lässt sich dann in kleine Häppchen zerlegen, die einfach zu überblicken und zu managen sind.
Kanban
MeisterTask stützt sich auf Kanban, einer Methode in der Softwareentwicklung, bei der die Anzahl paralleler Arbeiten begrenzt ist. Der Mehrwert liegt vor allem darin, dass Engpässe schnell sichtbar gemacht werden. Dadurch wissen alle Mitarbeiter wer gerade an welchem Projekt arbeitet und wie schnell Fortschritte bei einer Aufgabe gemacht werden.
Kanban ist flexibel und skalierbar, weshalb perfekt für alle Teamgrößen ist. Sei es eine kleine Abteilung, die an einem Projekt arbeitet oder ein ganzes Unternehmen, das große Ziele zu erreichen hat.
Abgesehen von der gesteigerten Zugänglichkeit zu Projekten, festigt Kanban auch die Zuständigkeit zwischen Mitarbeitern. Wenn alles zugänglich ist und die Aufgaben untereinander aufgeteilt werden, dann werden auch die jeweiligen Verantwortlichkeiten geteilt.
Wenn Mitarbeiter kooperieren
Jedem erfolgreichen Projekt dient eine funktionierende Kommunikation als Grundlage. Tools zu finden, die Kollaboration unterstützen und Kommunikation fördern, sind zu einem notwendigen Teil des erfolgreichen Unternehmensmanagement geworden.
Online Cloud-Lösungen, die für eine gesteigerte Kollaboration entwickelt wurden, gibt es zu genüge. Außerdem besitzen sie diverse Features, die Kommunikation innerhalb eines Teams auf ein neues Level befördern. Dazu gehören unter anderem Feeds, die den bisherigen Fortschritt von Projekten aufzeigen, um zu sehen wo Hilfe nötig ist; die Möglichkeit Auf- und Abgaben zu kommentieren, um Unklarheiten zu besprechen; Aktionen gegenseitig mit einem ‘Gefällt Mir’ zu markieren, um gegenseitig zu motiviert; und Notifikationen via E-Mail, um alle am selben Stand zu halten.
Diskussionen demokratisieren
Die Mehrheit wird zustimmen, dass innerhalb des Büros ein respektvoller Umgang an den Tag gebracht werden sollte. Jedoch ist auch vielen bekannt, dass dieser Wunsch nicht immer und überall der Realität entspricht. Zu oft passiert es, dass Meetings durch zwei Personen mit starkem Klangkörper übernommen werden. Tools wie MeisterTask demokratisieren Diskussionen im Büro, denn hier kann jeder seinen Input abgeben, ohne sich vor lauten Stimmen fürchten zu müssen.
Mitbegründer von Louder.Online, Aaron Agius schreibt, dass Unternehmen, die erfolgreich Kommunikation unterstützen, hierfür viel Zeit und Geld investieren. Software, wie online Speicherplätze, können Abteilungen dabei helfen Ressourcen schneller zu verteilen. MeisterTask kreiert einen virtuellen Raum, um Daten zu teilen, Informationen auszutauschen und Diskussionen über Themen anzufachen.
Durch Exklusion besser kooperieren
Klingt widersprüchlich, nicht wahr? Ein wichtiger Aspekt der Zusammenarbeit in Teams, ist das Vertrauen in die Fähigkeiten von Kollegen. Ein Junior-Angestellter wird nicht gleich viel über laufende Projekte wissen müssen, wie der Teamleader. Bei Berechtigungskontrollen geht es nicht um Verschwiegenheit; es geht darum effiziente Arbeitswege zu kreieren, denen man einfach folgen kann, um das Ziel schnell zu erreichen. Ablenkungen werden durch diese Methode minimiert. Wenn jemand Unterstützung benötigt, wird er danach fragen.
Ähnliches zählt für die Zusammenarbeit mit Kunden. Diese haben keine Zeit dafür, sich mit euren internen Abläufen auseinanderzusetzen. Der Klient wird nicht ständig Updates zu dem Projekt wollen. Noch weniger wird er lange E-Mail-Threads wollen, in der eine Frage bis ins kleinste Detail formuliert wurde. Das Resultat ist das Einzige, was den Stakeholder interessiert.
Mit MeisterTask wird Projekten eine klare Struktur vermittelt, die jeder folgen kann. Die zur Verfügung gestellte Plattform ermöglicht eine glatte Gesprächskultur, bei der sich jeder einbauen kann. Die Kommunikation und Kooperation in Abteilungen zu steigern, ist das designierte Ziel von Tools wie MeisterTask. CLOUDPILOTS ist nicht bloß ein Partner von Meister, sondern wir nutzen das Produkt natürlich auch intensiv.
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