Die Schmitz-Werke, ein Familienunternehmen mit mehr als 90 jähriger Tradition, sieht in ihrer Cloud-Plattform auf Basis von Google Apps die technologische Zukunft. Rund ein Jahr nach der unternehmensweiten Einführung der plattformneutralen Lösung wechselt das Unternehmen nun komplett von Microsoft zu Google und sparte bereits im ersten Nutzungsjahr rund 27 % der Kosten gegenüber der früheren Lösung. Die Schmitz-Werke stellen mit der vollständigen Umstellung auf Google Apps for Work die Weichen für ein weiterhin starkes, globales Wachstum. CLOUDPILOTS unterstützte in der kompletten Migration und der Integration in Bestandssysteme wie CRM, DMS und Fax Server.

Die Schmitz-Werke sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit Sitz und Produktion im münsterländischen Emsdetten. Das Traditionsunternehmen wird in vierter Generation geführt und beschäftigt mehr als 800 Mitarbeiter. Die Geschäftsfelder umfassen Markisen und Markisentücher unter der Marke markilux, Freilufttextilien unter der Marke swela und Dekorationsstoffe und Vorhänge unter der Marke drapilux. In allen drei Geschäftsfeldern sind die Schmitz-Werke auf deutschen und europäischen Märkten führend. Über 60 angemeldete Patente zeugen von der Innovationskraft des Unternehmens.

Dan Schmitz, CEO Schmitz-Werke © Schmitz-Werke„Wir sind sehr zufrieden mit unserer Entscheidung für Google Apps und CLOUDPILOTS als technischen Partner. Das System orientiert sich an den Anforderungen unserer Mitarbeiter und ist auf ganzer Linie ein Gewinn für unsere Unternehmenskultur“

Dan Schmitz, CEO, Schmitz-Werke

Das Unternehmen produziert ausschließlich am Hauptstandort im deutschen Emsdetten, vertreibt seine Waren allerdings weltweit über Tochtergesellschaften in neun europäischen Ländern sowie über zahlreiche internationale Partnerschaften und Beteiligungen. Das erfolgreiche Familienunternehmen stellt dabei besonders hohe Anforderungen an innovative Technik, Design, Qualität und Langlebigkeit. „Die Mitarbeiter und deren Fachkenntnisse sind für unseren Erfolg von unschätzbarem Wert. Wir bieten zahlreiche Fortbildungsmodelle und Programme für unsere Mitarbeiter, denn: ‚Only an informed employee is a powerful employee.‘ Unsere ganze Unternehmensstruktur ist auf Wachstum und Innovation ausgelegt“, beschreibt Dan Schmitz, CEO der Schmitz-Werke die Firmenphilosophie. „Die interne Kommunikation ist für uns daher sehr wichtig. Obwohl wir mit SharePoint und Wiki Onlineplattformen zum Wissensaustausch angeboten haben, war der Kommunikationsfluss nicht schnell und effektiv genug für uns.“

Nach einer ausführlichen Marktrecherche entschied sich das Unternehmen dafür, zu Google Apps for Work zu migrieren. CLOUDPILOTS unterstützte das erfolgreiche Familienunternehmen bei der Migration und Einführung der innovativen Cloud Plattform. Neben der strategischen Beratung waren insbesondere die Migration, die Integration in die bestehende Unternehmens-IT sowie die Schulung der Mitarbeiter wichtige Bestandteile der Unterstützung seitens CLOUDPILOTS.

Luftaufnahme der Schmitz Werke © Schmitz-Werke
Schmitz Werke, Logo

Branche: Markisen, Freilufttextilien, Dekorationsstoffe und Vorhänge
Marken: markilux, swela, drapilux
Mitarbeiter: 800
Reichweite: International / 9 Tochtergesellschaften

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Ausgangssituation

Ziel der neuen IT-Strategie war es, Informationen schneller fließen zu lassen um die interne Kommunikation zu stärken und damit auch die Produktivität zu steigern. Die Schmitz-Werke suchten zu diesem Zweck nach einer plattformneutralen Lösung, die die Echtzeit-Zusammenarbeit in Teams ermöglicht und fördert. Darüber hinaus sollte die Lösung eine Alternative zur Kommunikation via E-Mail sowie eine zentrale Dateiablage beinhalten.

Lösung

Mit Google Apps Unlimited führten die Schmitz-Werke eine plattformunabhängige Cloud-Lösung ein. Die Onlineplattform ersetzt nicht nur den bisherigen E-Mail Client, sondern ermöglicht als zentrale Plattform auch das Ablegen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien. Das stärkt die Arbeit in Teams und macht den Mitarbeiterstandort zur Nebensache. CLOUDPILOTS unterstützte bei der Planung sowie der Migration zu Google Apps und führte Informationsveranstaltungen durch.

Wert für den Kunden

Die neue Google Apps-Plattform wurde von den Mitarbeitern sehr gut angenommen. Bisher wurden eine halbe Million Dokumente (Texte, Tabellen, Präsentationen, Grafiken) hochgeladen und ca. 3900 Emails pro Tag versendet. Gegenüber den abgelösten Systemen konnte mit Google Apps eine Reduktion der laufenden Kosten um etwa 27% erreicht werden.

Eine Plattform für alle Fälle:
Die Cloud-Lösung Google Apps Unlimited

Die Schmitz-Werke haben sich für Google Apps Unlimited entschieden. Google Unlimited beinhaltet Google Apps for Work, Google Vault (revisionssichere Email-Archivierung) und unlimitierten Speicherplatz für jeden Mitarbeiter. Mit Google Apps Unlimited wird es für die Mitarbeiter einfacher, unabhängig vom Standort zusammenzuarbeiten. So können zum Beispiel Dateien in der Google Apps Cloud abgelegt und dort gemeinsam in Echtzeit bearbeitet werden. Die integrierte Videotelefonie, die sogenannten Hangouts, macht kostenintensive, internationale Telefonate unnötig. Darüber hinaus steigert die audiovisuelle Kommunikation die Effizienz in der Abstimmung zwischen Mitarbeitern und Teams. Mit der Cloud-Lösung von Google erhalten die Mitarbeiter der Schmitz-Werke auch Zugang zu dem fortschrittlichen Google E-Mail Client.

Zusätzlich entfallen für die Schmitz-Werke zeitintensive Aufwände für die Instandhaltung der IT-Infrastruktur, wie z. B. Datensicherung, Upgrades, Speichern von Dateien und die Konfiguration von E-Mail Systemen. Da nun weniger Zeit aufgewendet werden muss, um die Funktionsfähigkeit der Systeme zu gewährleisten, können die Schmitz-Werke die frei gewordenen Kapazitäten in der IT-Organisation zukünftig anderweitig nutzbringend einsetzen.

Gemeinsam mit den Google Apps Experten der CLOUDPILOTS erarbeiteten die Schmitz-Werke einen detaillierten Fahrplan für die Umstellung. „Bei den Schmitz-Werken haben wir nicht nur die ehemalige On-Premise E-Mail Lösung zu Google Apps überführt, sondern auch eine ganze Reihe an IT-Systemen auf Google Apps umgestellt“, berichtet Michael Herkens, Geschäftsführer CLOUDPILOTS. Neben der Umstellung galt es aber auch, weiterhin bestehende Dienste und Lösungen an das neue System anzubinden. Im Vordergrund standen dabei die Mitarbeiter – alle Dienste sollten in der neuen Google Plattform einfach und intuitiv bedient werden können. „Unser Firmenbrowser ist Chrome. CLOUDPILOTS hat für Chrome die Extension ‚gConnect ScanView‘ entwickelt, über die unsere Mitarbeiter per Mausklick auf unseren DMS Scan View zugreifen können”, erläutert Dan Schmitz. Andere Programme banden die CLOUDPILOTS Entwickler nahtlos an Google Apps an, wie zum Beispiel das Sugar CRM über Collabspot.

Parallel zur Migration schulte CLOUDPILOTS die Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System.

„CLOUDPILOTS hat uns sowohl bei der Migration als auch bei der Schulung unserer Mitarbeiter tatkräftig unterstützt.“

Dan Schmitz, CEO, Schmitz-Werke

Knapp ein Jahr nach der Umstellung auf Google Apps wurden bereits knapp 430.000 Dokumente hochgeladen, 8 Konferenzräume angebunden und mehr als 50 Interviews über Google Hangout geführt. Knapp 170 iPhones und 150 iPads greifen mobil auf das System zu. „Wir sind sehr zufrieden mit unserer Entscheidung für Google Apps und CLOUDPILOTS als technischen Partner. Das System orientiert sich an den Anforderungen unserer Mitarbeiter und ist auf ganzer Linie ein Gewinn für unsere Unternehmenskultur“, resümiert Dan Schmitz. „Nachdem wir die Lösung jetzt etwa ein Jahr ausgiebig getestet haben, haben wir beschlossen, vollständig von Microsoft zu Google zu wechseln.“ Mobilität bedeutet Flexibilität und Schnelligkeit – jeder hat immer und überall Zugriff auf alles. „Es ist spannend, wie durch die Änderung der Werkzeuge eine nachhaltige Veränderung in der Herangehensweise der Mit-Arbeiter und in der täglichen Kommunikation bewirkt wurde. Wir fühlen uns wohl und von den Apps ‘verstanden’. Daher war auch der Schulungsaufwand ein Vielfaches geringer als ursprünglich erwartet.”

Die Schmitz-Werke werden Google Apps weiter zur Optimierung der Geschäftsprozesse nutzen. So wird Google Apps eingesetzt, um den Workflow beim On-Boarding neuer Mitarbeiter effizienter und transparenter abzubilden. Neben dem Microsoft Exchange und SharePoint Server konnten gleich mehrere Lösungen im Eigenbetrieb mit Google Apps Unlimited durch eine konsolidierte Plattform ersetzt werden. Google Apps Unlimited beinhaltet mit Google Vault bereits einen Dienst zur revisionssicheren Mail-Archivierung mit unlimitiertem Speicher. Dadurch entfällt der zuvor nötige Aufwand zur Administration der Archivierungslösung “Symantec Enterprise Vault” sowie auch die Kosten für die Software Maintenance und der permanente Ausbau von Storage für die Mail-Archivierung.

Mit dem Fokus auf die Google Apps basierende Plattform spart das Unternehmen bis zu 27 % gegenüber der früheren Lösung. Darüber hinaus ist die Lösung nahezu wartungsfrei, womit die IT-Abteilung wieder mehr Zeit für die Entwicklung und Umsetzung fortschrittlicher Technologien hat. So konnte Schmitz-Werke mit Google Apps Unlimited sowohl die IT Kosten als auch die Effizienz und Produkivität steigern.